Polityka prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 2026-09-12

1. Informacje wstępne

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników systemu zapisu na punkty programu — SZnaPP (dalej „Aplikacja”) — w związku z rejestracją konta, logowaniem kodem QR oraz zapisami na punkty programu w ramach wybranego konwentu.

Aplikacja służy do logowania uczestników na podstawie kodu QR z biletu lub identyfikatora, prowadzenia konta uczestnika w ramach jednego konwentu oraz przyjmowania i przeglądania zapisów na punkty programu.

Ważne: Każdy konwent obsługiwany za pośrednictwem Aplikacji posiada własną, odrębną i szczegółową politykę prywatności, która reguluje przetwarzanie danych osobowych w związku z udziałem w danym konwencie. Niniejsza Polityka dotyczy wyłącznie korzystania z Aplikacji (rejestracja, logowanie, zapisy). Przed udziałem w konkretnym konwencie zapoznaj się ze szczegółową polityką prywatności tego konwentu (dostępną pod adresem /{slug}/privacy-policy w Aplikacji).

2. Administratorzy danych osobowych (współadministratorzy)

Współadministratorami Twoich danych osobowych są:

• Stowarzyszenie Miłośników Gier i Fantastyki „Thorn”
  adres siedziby: Grudziądzka 31/21, 87-100 Toruń
  adres e-mail do kontaktu w sprawach danych osobowych: administracja@copernicon.pl
  numer KRS: 0000428487
  NIP: 8792668337
• Co Ja Kodzę Paweł Chołaj
  adres siedziby: Zawały 45, 87-123 Zawały
  adres e-mail do kontaktu w sprawach danych osobowych: kontakt@cojakodze.pl
  NIP: 9562259096

Współadministratorzy wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania danych osobowych w zakresie funkcjonowania Aplikacji. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji przysługujących Ci praw możesz kontaktować się z każdym ze współadministratorów, korzystając z danych kontaktowych wskazanych powyżej.

3. Zakres przetwarzanych danych

W związku z rejestracją i korzystaniem z Aplikacji przetwarzamy następujące dane:

Dane podawane przy rejestracji / logowaniu:

• kod QR z biletu lub kod QR z identyfikatora służący do potwierdzenia uprawnienia do konta,
• ksywka,
• hasło (przechowywane wyłącznie w postaci zahaszowanej),
• adres e-mail — wyłącznie przy logowaniu organizatora / admina, lub uzupełniony później w profilu,
• opcjonalny numer telefonu — podawany dobrowolnie w profilu, służący do kontaktu organizatora w sprawie zapisów.

Dane powstające w trakcie korzystania z Aplikacji:

• zapisy na punkty programu oraz odzew przypisany do zapisu,
• powiązanie konta z punktami programu, których jesteś autorem (jeśli dotyczy),
• dane techniczne sesji i logi serwera w zakresie niezbędnym do bezpieczeństwa i działania Aplikacji.

Weryfikacja kodu QR z biletu może wymagać odpytania sklepu WooCommerce (status zamówienia i identyfikator produktu biletu) — bez przekazywania do sklepu Twojej ksywki ani hasła.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• utworzenie i utrzymanie konta oraz logowanie — art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• przyjmowanie i obsługa zapisów na punkty programu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• kontakt moderatorów i administratorów z uczestnikami w sprawie zapisów (opcjonalny telefon) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania Aplikacji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie kodu QR, ksywki i hasła jest dobrowolne, ale niezbędne do rejestracji i korzystania z Aplikacji. Bez ważnego kodu QR nie jest możliwe założenie konta uczestnika. Numer telefonu jest całkowicie opcjonalny — możesz korzystać z Aplikacji bez jego podania.

6. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być udostępniane:

• podmiotom świadczącym usługi hostingowe, informatyczne i utrzymania Aplikacji — na podstawie umów powierzenia,
• w zakresie weryfikacji biletu — infrastrukturze sklepu (WooCommerce), wyłącznie w celu potwierdzenia kodu QR,
• moderatorom i administratorom danego konwentu — ksywka i (jeśli podany) telefon osób zapisanych na punkty programu, w celu obsługi zapisów; autorzy punktów programu widzą ksywkę i odzew zapisanych, ale nie ich numer telefonu,
• organom publicznym uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Dane nie są przekazywane do państw trzecich (poza EOG), chyba że wynika to z korzystania z usług dostawców wskazanych powyżej — wówczas z zachowaniem zabezpieczeń wymaganych przez RODO.

7. Okres przechowywania danych

Dane konta i zapisów przechowujemy przez czas trwania konwentu, którego dotyczą, a następnie przez okres wynikający z obowiązków prawnych lub dochodzenia roszczeń. Po archiwizacji konwentu konto pozostaje tylko do odczytu dla administratorów; dane nie są usuwane automatycznie z chwilą zakończenia konwentu, o ile przepisy lub uzasadniony interes nie wymagają dłuższego przechowywania.

8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii,
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych,
• prawo do usunięcia danych,
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W celu realizacji powyższych praw skontaktuj się z administratorami, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w punkcie 2.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Twoje dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, wywołującego wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływającego.

10. Zmiany Polityki prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Aplikacji pod adresem /privacy-policy.